Faire les courses, payer les factures, aller à votre cours d’espagnol, faire du sport, rendre ce rapport avant midi… Vous êtes-vous déjà senti, selon l’expression consacrée, «sous l’eau», mais à un niveau «fosse des Mariannes» avec tellement de choses à faire que vous ne savez même plus par où commencer et finissez par procrastiner ou au contraire vous épuiser?
34ᵉ président des États-Unis, le Général Dwight D. Eisenhower a développé une méthode de décision visant à hiérarchiser les tâches à effectuer en fonction de deux caractéristiques: premièrement, leur importance pour le succès global de la mission et deuxièmement, leur degré d’urgence. C’est ainsi qu’est née la matrice d’Eisenhower, méthode d’organisation et de gestion du temps reprise et popularisée par le best-seller «Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent» de l’Américain Stephen Richards Covey ou par «Votre temps est infini» du Français Fabien Olicard.
Les quatre quadrants et les actions correspondantes
Comment se présente cette fameuse matrice? S’il en existe plusieurs variantes, la plus répandue consiste en un plan mathématique avec le terme «urgent» sur l’axe x et le terme «important» sur l’axe des y.
Une fois ce plan dessiné, il ne reste alors plus qu’à y ajouter les entrées de notre to-do-list:
Tâches importantes mais non urgentes: planifier
Le plus souvent dépourvues d’échéances contraignantes, ces tâches sont pourtant déterminantes pour la réussite de nos projets à long terme mais aussi pour notre épanouissement personnel. Aussi, pour éviter de négliger ces activités importantes, la matrice d’Eisenhower propose de les planifier. Parmi ces activités, on retrouve: faire du sport, développer ses compétences dans un domaine particulier, réseauter ou encore passer du temps de qualité avec les personnes qu’on aime.
Tâches importantes et urgentes: effectuer en priorité
A la fois essentielles à la réussite de nos objectifs sur le long terme et susceptibles d’engendrer des conséquences négatives en cas de non-respect des délais impartis, ces tâches devraient donc se trouver tout en haut de notre to-do-list. Font partie de cette catégorie prioritaire le fait de rendre un mémoire dans les délais impartis, transmettre un dossier de candidature pour un appartement ou un job, se rendre au chevet d’un proche hospitalisé ou encore faire sa déclaration d’impôts.
Tâches non-importantes et non-urgentes: effectuer en dernier
Est-il vraiment nécessaire de vous faire un dessin? Si le but n’est certes pas de vous transformer en un soldat de la productivité sans repos ni joie, lorsque vous vous sentez débordé, passer une heure sur TikTok ou Insta ou regarder «juste encore un épisode» avant de vous mettre au travail ne fera qu’accroitre votre stress et la sensation d’être sous l’eau.
Tâches non-importantes mais urgentes: déléguer
Enfin, cette dernière catégorie recoupe des activités souvent chronophages mais ne contribuant pas à la réalisation de vos objectifs à long terme. Dit autrement, ces tâches, bien qu’urgentes, devraient idéalement être effectuées par une autre personne que vous. Dans le monde de l’entreprise, la matrice d’Eisenhower prescrit par exemple de déléguer la paperasse administrative ou le traitement des emails à une personne subalterne. En appliquant ce principe à votre vie personnelle, cela peut se traduire par le fait de solliciter les services d’une entreprise de nettoyage afin de ne pas laisser votre logement s’encrasser et le linge sale s’accumuler ou encore de faire appel à un service de livraison de courses?
